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會議管理辦法

發布時間:2016-11-18 16:22:00 點擊:

會議管理辦法

 

為規范商會管理,加強公司各會員單位間的交流聯系,提高工作效率,特制定此規定。

第一條 會議的類型

1、商會會議按參加人員的范圍分為會員大會、理事會、會長辦公會。

2、商會會議按時間頻率分為例會及臨時會議兩種。

第二條 會議的原則

1、堅持會議從簡的原則,反對鋪張浪費,各級會議均優先選擇在不付費用的場地進行,嚴格控制會務費用。

2、堅持重點交流的原則,所有會議必須有包括會議議題的會議通知,涉及議題的有關文件資料須作為會議通知的一部分。各參會人員均需要在會議前準備好自己需要交流的內容,有針對性的在主持人的主持下有秩序有重點的交流,杜絕利用會議進行漫無目的、沒有重點的交流。其中,

1)會長辦公會的會議通知,應至少提前5天發送給所有參會者。

2)理事會、會員大會的會議通知,應至少提前15天發送給所有參會者。

3)會議通知發放方式為電子郵件、短信(應設置要求回執),團拜會還應郵寄紙質平郵邀請信函。

3、堅持時間保障的原則,原則上各級會議時間均不得低于20分鐘。

第三條 例會管理

1、例會設置為

1)會長辦公會。

2)理事會。

3)會員大會。

2、會長辦公會

1)召開時間:每月召開一次。

2)主持人:會長。

 3)參會人員:商會會長、副會長、(副)秘書長、或根據會議內容需要邀請參加的會員。

4)會議取消:除非會長和2/3副會長共同決定,會長辦公會不得取消。

 5)考勤方法:各參會人員如不能參加會議需提前向會長請假,得到批準后可不參加會議。如未請假或請假未批準而不參加會議,視同自愿樂捐300元給商會。各參會的人員除長期出差或類似原因外,每年請假的次數不能超過3次,超過者每次樂捐400元給商會。遲于會議通知次日請假的,無論批準與否均視同自愿樂捐200元。遲到者視同自愿樂捐100元。

6)會議結束后,秘書處負責整理會議紀要,并經會長和秘書長簽認后,以郵件方式發送給所有參會人員,并在商會秘書處保留加蓋公章的紙質會議紀要一式三份備案。

7)議事規則:

A)所有預定議題必須有決議,非預定議題,可以沒有決議。

B)在主持人的主持下,依次討論各預定議題,根據章程規定(須有2/3以上副會長出席方能召開,其決議須經到會副會長2/3以上表決通過方能生效)表決,表決結果作為會議的決議。非預定議題須獲得主持人同意方可納入會議討論,但其相應的決議和預定議題相同。

8)會議預定議題由主持人或會長負責收集并共同決定,并原則上應提出相應的解決方案或意見,供參會者討論。

3、理事會

 1)會議時間:不少于每半年一次

 2)主持人:會長或副會長

3)出席人員:全體理事

4)會議取消與改期:根據商會章程規定每年兩次的理事會不得取消,除非不可抗力因素影響,會期一經確定并發出會議通知則不可改期。臨時會議按本制度第四條執行。

5)考勤方法:各參會人員如不能參加會議需提前向會長請假,得到批準后可不參加會議。如未請假或請假未批準而不參加會議,視同自愿樂捐300元給商會。遲于會議通知次日請假的,無論批準與否均視同自愿樂捐200元。遲到者視同自愿樂捐100元。

 6)會議結束后,秘書處負責整理會議紀要,并經會長和秘書長簽認后,以郵件方式發送給所有參會人員,并在商會秘書處保留加蓋公章的紙質會議紀要一式三份備案。

 7)議事規則:

A)所有議題須為預定議題,且必須有決議。

B)在主持人的主持下,依次討論各議題,在各參會者充分表達意見后,根據章程規定(即須有2/3以上理事出席方能召開,其決議須經到會理事2/3以上表決通過方能生效)表決,表決結果作為會議的決議。

C)各議題的提案人由會長辦公會決定。

8)按照章程規定,會議內容為:

A) 研究執行會員大會的決議的具體措施辦法;

B) 需要時,選舉和罷免會長、副會長、理事、秘書長;

C) 議定籌備召開會員大會的有關事宜;

D) 議定向會員大會的工作報告及財務報告;

E) 決定會員的吸收和除名;

F) 需要時,決定設立辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構;

G) 需要時,決定副秘書長、各機構主要負責人的聘任;

H) 檢查、指導本會各機構的工作;

I) 審議、修訂商會內部管理制度;

J) 決定其他應由理事會決定的重大事項。

會議內容和議題由會長辦公會決定,并應提出相應的解決方案或意見,供參會者表決。

4、會員大會

1)會議時間:每年一次

2)主持人:副會長

3)出席人員:全體會員

4)列席人員:商會顧問

5)會議取消與改期:根據商會章程規定會員大會不得取消,除非不可抗力因素影響,會期一經確定并發出會議通知則不可改期。

6)考勤方法:各參會人員如不能參加會議需提前向會長請假,得到批準后可不參加會議。如未請假或請假未批準而不參加會議,視同自愿樂捐100元給商會。

 7)會議結束后,秘書處負責整理會議紀要,并經會長和秘書長簽認后,以郵件方式發送給所有參會人員,并在商會秘書處保留加蓋公章的紙質會議紀要一式三份備案。

8)議事規則:

A)所有議題須為預定議題,且必須有決議。

B)在主持人的主持下,依次討論各議題,在各參會者充分表達意見后,根據章程規定(即須有2/3以上的會員出席方能召開,其決議須經到會員半數以上通過方生效)表決,表決結果作為會議的決議。

C)各議題的提案人由理事會決定,參會者欲針對議題發表意見,須在接到會議通知后3日內向秘書處提出,并說明發言時間和意見摘要。在不妨礙會議秩序和總體時間控制的前提下,理事會和秘書處應予以安排。但未照此規定提出發言申請的,理事會或秘書處可知會主持人不予安排發言。

9)按照章程規定,會議內容為:

A)制定和修改章程

B)制定和修改會費收取標準;

C)選舉(增充)和罷免理事(理事必須為會員單位的負責人);

D)審議理事會的年度工作報告和年度財務報告;

E)決定終止事宜;

F)決定其他重大事宜。

會議內容和議題由理事會決定,并應提出相應的解決方案或意見,供參會者表決。

5、會議簽到表會后需秘書處存檔,年底統計出席情況。

第四條 臨時會議管理

 1、臨時會議的發起人

 1)臨時會長辦公會的發起人為會長。

      2)臨時理事會議的發起人為會長辦公會或超過1/4的理事。

      3)臨時會員大會的發起人為理事會或超過1/4的會員。

 2、發起人需負擔組織會議的責任,必要時須指定無相應參會權利的需出席人員,并按前述相關規定發出會議通知。

3、臨時會議具有與例會同等的法律效力,其主持人、出/列席人員、考勤辦法、議題、議事規則及簽到、紀要等,應符合相應例會的規定。

第五條 附則

  1、本規定適用于重慶市甘肅商會。

  2、本規定商會秘書處負責解釋。

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